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日照市司法局机关公文办理制度
 
阅读次数:1327    来源:rzsf    添加时间:2017-03-22 21:24:20
 

日照市司法局机关公文办理制度

 

为进一步加强机关内部公文管理,提高公文办理工作的效率和质量,根据上级相关规定,结合我局实际,制定本制度。

一、总 

1、公文办理指公文的处理、流转、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2、公文办理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全。

3、公文办理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

4、科室负责人应当高度重视公文办理工作,模范遵守本制度并加强对本科室公文工作的领导和检查。各科室应确定一名兼职人员具体负责本科室公文工作。

5、办公室主管局机关公文办理工作,服务协调各科室的工作。

二、收文办理

6、机关所有来文来电,统一由办公室办理。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、催办、反馈、注结、归档等程序。

7、登记。收到文电先行清点,清点无误后,根据文电性质分类进行登记,注明来文机关、文件编号、文件密级、文件等级、文件标题(或内容摘要)、收文时间和收文编号等。

8、拟办。对接收的文件实行批办件、阅知件分别办理。

1)对需要批办的文件,填写《日照市司法局文件批办单》,提出初拟意见、送办公室主任审定、报局领导批示后,按规定顺序转办和传阅;对需要阅知的文件,填写《日照市司法局文件传阅单》,按领导同志排序依次递送,并转相关科室阅知。

2)工作任务有明确时限要求,需反馈贯彻落实情况的,确定责任科室或责任人员,提出办理时限要求;需要两个以上科室办理的,应明确主办科室与会办科室。

3)需有关领导参加会议、出席活动的,确定参加出席领导人员及准备材料的科室或人员,并及时报名。

4)上级领导机关及外地友好单位到局视察、考察工作的,明确有关材料的起草科室,建议陪同活动的领导,安排活动事宜的责任科室。

5)其它以收费、盈利为目的的来电来函,若标注领导姓名的,径送领导,其它的则视情况径转有关科室阅处,或报请有关领导批办。

9、批办。

1)涉及全局重点工作的落实、重要事项的报告或重大活动的组织等文电由主要领导阅批;任务分工明确、业务性较强的文电由分管领导阅批,分管领导签署落实意见措施后,办公室负责呈送主要领导阅知;参加会议活动等通知类文电,根据工作分工,径送分管领导按时参加,并同时报告主要领导。

2)根据局领导阅批意见,在领导同志批示后1个工作日内,将领导批示内容连同原文转承办科室(人员)办理。

3)承办科室(人员)收到交办的公文后,应当及时办理,不得延误、推诿。有办理时间要求的,按其规定的时间办结。紧急公文,应随到随办。

4)对不属于本科室职权范围或不宜由本科室办理的公文,由科室负责人写明原因和建议,报审批领导变更签批意见,办理转办手续,不得积压不办。对问题复杂不能在规定时间内作出答复的,主办科室应告知来文部门,说明原因,并向审批领导报告。

10、催办。办公室负责公文催办工作,实行紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。  

1)凡有明确时限要求的,督促有关科室在规定的时限内办理完毕;需要一定时期内贯彻执行的,应经常检查督促,了解贯彻执行情况。

2)对承办科室报来的办理结果或意见要认真审核,不符合办理要求的,应退回承办科室,并帮助和督促其按要求办理。

3)定期检查清理承办情况,对承办事项超过办理时限的,要重点催办,并责成承办科室向分管领导和主要领导说明原因。

4)催办方式,可以通过向承办科室发催办单,到科室调查了解情况,要求承办科室写出办理情况报告等。

11、反馈。定期整理上级文电办理情况,进行综合分析,定期向局领导报告和有关科室通报。

12、注结。上级文电办理到以下程序,在文书处理环节上可以注结:

1)需要上报有关工作情况或办理结果的文件,承办科室已办理并按时上报。

2)上级下发的政策性和重要工作部署的文件,承办科室已研究提出了具体贯彻执行意见,并通过一定形式(行文、会议等)作了安排部署。

3)需阅知的文件,已发送所有应阅知的人员和单位。

13、归档。以上各环节均办理完毕后,将原件及办理过程中的有关资料收集齐全,以备归档。

14、保密公文的办理

对涉密文件应按规定的阅读范围、传递程序办理,不复印、不外传,并做到日清、月查、及时清退。

     二、发文办理

15、发文办理一般包括起草、审核、排版、审签、印刷、用印、分发、归档等程序。

16、起草。

1)本局各类文档,根据工作职责或局领导指示,由相关科室负责起草。

2)拟写公文应严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定执行,做到文种正确、格式规范、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。

3)起草科室负责人是拟稿工作的第一责任人,必须严格把控文件质量,严把公文的法律关、政策关、文字关、落地关、成效关。不得将起草的公文直接送主要领导签发,杜绝文稿逆向流转。

17、审核。

1)初稿形成后,送办公室审核。办公室应组织对文稿制发的必要性、实效性、完整性、合法性等进行审核,符合要求的予以受理:行文背景附有说明,有关材料齐全;文稿内容涉及其他部门工作职责的,组织了会签;文稿文理通顺、简洁等。

2)文稿涉及法律法规,政策性较强的,由政策法规科审查。

3)拟稿基础较差,不符合格式及规范,需作较大改动的,退主办科室修改,完善后再按程序重新办理。

18、排版。办公室对受理的文稿,进行排版、编号,并打印《日照市司法局发文审批单》,返相关科室负责人,由科室负责人负责按程序申请签发。

19、审签。

1)以本局名义制发的正式文件(日司党、日司发、日司文件)由主要领导签发,程序是:拟稿科室负责人、分管科室局领导、办公室主任、分管办公室局领导分别签字后,呈送主要领导签批。

2)工作便签、便函等公文,经主要领导同意后,由分管局领导签批。

3)局党组会议和局长办公会议会议纪要,局领导成员先行会签后,办公室主任、分管办公室局领导分别签字,呈送主要领导签批。

4)已签发的文稿,内容不得自主改动;确有改动必要的,主办科室须说明原因并向有关领导报告。

20、印刷。

1)经领导签发的文件,由主办科室负责校对、印刷、装订。办公室提供必要的协助配合。

2)办公室要做好机器的日常维护、定期保养,确保文印工作的正常进行。要厉行节约,按规定使用耗材。

21、用印。局机关公文一律加盖印章,严格执行局机关印章管理的规定。印章使用前,印章管理人要认真审查公文会签、审核、签发手续是否完备,凭《日照市司法局发文审批单》和正式文稿用印,并做好留存登记备案。

22、分发。发文要做到及时、准确、安全、保密。原则上由主办科室负责分发,或按照局领导指示,由指定科室负责分发。发送秘密公文,必须采取安全保密措施,不得利用无加密装置的计算机、传真机传输秘密公文。

23、归档。公文办理完毕后,应当及时将公文签发稿、正本及有关附件材料整理(立卷)、送办公室归档。个人不得保存应当归档的公文。

四、其它

24、公文档案的移交、销毁等工作,依据《档案法》及上级档案管理部门规定执行。

25、本制度自发文之日起施行。本制度由办公室负责解释。

 

 

 

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